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Aufbewahrung und Auswertung von Belegen im Online-Handel

05.08.2021 | Autor: Dr. Frank Oberbrinkmann | Lesezeit: 4min

Belege und Geschäftsbriefe sind laut Steuer- und Handelsrecht über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Im Online-Handel stellt sich die Frage, wie und in welcher Form unternehmerisch relevante Daten archiviert und verarbeitet werden sollten: Digitale Organisation der Buchhaltung und elektronischer Belegaustausch sind der Schlüssel für eine zukunftsfähige Ausrichtung Ihres Unternehmens.

Der Online-Handel boomt. Die Corona-Krise hat diesen Trend nicht ausgelöst, sondern eher zugespitzt. Wer heute einen Shop öffnet, verzichtet auf die Kosten für teure Ladenflächen und orientiert sich an erfolgreichen Geschäftsmodellen im Internet. Hier öffnen sich die Märkte zusehends mit lukrativen Absatzchancen für Anbieter aus nahezu allen Branchen.

Was für den traditionellen Handel laut Steuer- und Handelsrecht verbindlich gilt, hat auch im E-Commerce Gültigkeit: Um ein lückenloses und strukturiertes Belegwesen kommen Online-Händler gleichermaßen nicht herum. Ein wesentlicher Unterschied besteht hier in der Anzahl der Buchungen, die online in bedeutend kürzeren Intervallen generiert werden und im Online-Handel schnell bei mehreren Tausend Vorgängen in einem Monat liegen können. Weiterhin liegen die Retouren auf einem weitaus höheren Niveau als in klassischen Bereichen des Handels. Der abendliche Kassensturz mag für den Einzelhändler ausreichend sein, Geschäftsfälle im E-Commerce stellen sich weitaus komplexer dar. Buchungen, Rechnungstellungen, Retouren oder Gutschriften müssen jeweils erfasst werden und sollten für den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) revisionssicher archiviert und jederzeit verfügbar sein. In einem Online-Shop laufen solche Vorgänge in der Regel automatisiert ab, Rechnungen und Belege liegen also bereits in digitalisierter Form vor. Das macht klar, warum eine digitale Buchhaltung im Online-Business geradezu ein Muss ist, um betriebsinterne Abläufe strukturiert zu verwalten.

Zukunftsfähig bleiben mit automatisierten Prozessen zur Auswertung unternehmensrelevanter Daten

„Keine Buchung ohne Beleg!“ – Die klassische Regel für die Finanzbuchhaltung gilt auch im Online-Handel. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Gutschriften, Kassenbewegungen oder Lohn- und Gehaltsrechnungen sind hier die zentralen Belegarten. Je höher das Bestellvolumen, desto anspruchsvoller und zeitaufwendiger wird die Buchhaltung. Diverse Zahlungs- und Sellingsysteme (Paypal, Amazon, Shopware) bieten in diesem Zusammenhang kaum Erleichterung. Mit geeigneten Software-Lösungen zur Automatisierung ihrer Geschäftsvorgänge und einer effizienten, vollständig digitalisierten Datenübernahme von Papierbelegen, Einkäufen, Verkäufen und Zahlungseingängen in die Finanzbuchung vermeiden Sie Fehler, die bei einer manuellen Erfassung immer auftreten können. Mit unseren Online-Services optimieren Sie Ihre betriebsinternen Vorgänge für Ihren wirtschaftlichen Erfolg von morgen.

Denken heißt überschreiten: Mit unserer digitalen Buchführung sind wir für Sie technisch immer einen Schritt voraus

Die digitale Organisation, Kontrolle und betriebswirtschaftliche Auswertung unternehmensrelevanter Daten sind im Online-Handel der Schlüssel zur Beschleunigung Ihrer Geschäftsprozesse und einer vorausschauenden Planung Ihrer betriebswirtschaftlichen Ziele. Die Experten der MT Mittelstandstreuhand unterstützen Sie mit innovativen technischen Lösungen zur Abwicklung Ihrer Finanzbuchhaltung mit der Implementierung geeigneter Hard- und Software für Ihren Internethandel. Mit den passenden Schnittstellen (Datenkonverter) für Ihren Online-Shop (Shopify, Plentymarkets, Shopware, JTL, etc.) und einer individuell skalierten DATEV-Software bieten wir Ihnen bedarfsgerechte Cloud-basierte Lösungen für Ihren Online-Handel auch im Buchungsmanagement für grenzüberschreitende Vorgänge (etwa innerhalb der EU).

MT Mittelstandstreuhand – Wir setzen Sie in Ihren betriebswirtschaftlichen Fragestellungen im Online-Handel auf die Datenautobahn von morgen:

  • Zeitgewinn durch automatisierte Buchungsvorgänge aus verschiedensten Payment-Systemen (Paypal, Amazon & Co.) und Verkaufsplattformen (Shopify, Plentymarkets, JTL, etc)
  • Lückenlose digitale Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
  • Optimales Buchungsmanagement und Controlling
  • Abrechnungskontrolle (Paypal) für den Online-Handel
  • Automatisches Lieferschwellen-Monitoring
  • Datenverfügbarkeit wann und wo Sie es wünschen
  • Digitaler Belegaustausch mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens via DATEV Unternehmen online
  • Aktuelle Auswertung und schnelle Prüfung aller steuerrelevanten betriebswirtschaftlichen Daten
  • GOBD-sichere Buchhaltung (für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt)
  • Zertifizierte Sicherheit bei der Übermittlung, Dokumentation und Auswertung Ihrer Daten via DATEV-Cloud

Mit unseren weitsichtigen digitalen Lösungen in der Finanzbuchhaltung bringen wir Sie Ihren betriebswirtschaftlichen Zielen näher. Nehmen Sie hier mit uns Kontakt auf, wenn Sie eine Beratung wünschen. Informieren Sie sich auf unseren Seiten zu weiteren Vorteilen einer beleglosen digitalen Buchhaltung mit Ihren Steuerexperten der MT Mittelstandstreuhand in den Bereichen:

  • Lohnbuchhaltung
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