Kassenbonpflicht – strengere Regelungen der Kassenführung
10.12.2021 | Autor: Dr. Frank Oberbrinkmann | Lesezeit: 4min
Bargeldeinnahmen machen in vielen Branchen trotz elektronischer Zahlungsmöglichkeiten nach wie vor einen großen Teil der betrieblichen Umsätze aus. Zum „Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber hier strengere Rahmenbedingungen bei der Kassenführung vorgegeben. Die seit 2020 eingeführte und kontrovers diskutierte „Bonpflicht“ für Gewerbetreibende ist dafür ein exemplarisches Beispiel.
Zu den Aufregerthemen im Jahr 2020 gehörte die sogenannte „Bonpflicht“ im Handel. In den Medien wurden säckeweise liegen gebliebene Kassenzettel präsentiert, die einige Betriebe aus Protest gegen die Neuregelung in Ihren Schaufenstern ausgestellt hatten. Für Ottonormalverbraucher ist es nach wie vor unverständlich, warum für ein Brötchen im Wert von 80 Cent einen Beleg ausgeben werden muss. – Und: Ist das überhaupt noch ökologisch vertretbar in Zeiten, in denen Politiker um kostbare Ressourcen feilschen? Schließlich gehören die meisten Bons aus Thermopapier in den Restmüll und belasten die Umwelt: Reiht man alle in Deutschland gedruckten Kassenzettel aneinander, könnte man damit etwa 50-mal den Äquator umspannen.
Bonpflicht: „Drucken für den Papierkorb“ oder sinnvolle Kontrolle?
Was bei aller öffentlichen Aufregung weitgehend untergegangen ist: Dem Handel wird mit der neuen „Kassensicherungsverordnung“ nicht nur auferlegt, jedem Kunden einen Kassenbon anzubieten. Wer als Steuerpflichtiger seine Kassen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme führt, muss darüber hinaus auch mit einem speziell gesicherten Speicherchip über eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Hier besteht noch eine Übergangsfrist für elektronische Registrierkassen, die nicht aufgerüstet werden können, bis Ende 2022.
Anlass für die Neuregelung waren aufgedeckte Betrugsversuche zur Steuerhinterziehung, bei denen es den Finanzämtern nicht möglich war, Manipulationen im Einzelnen bei unterschiedlichen Kassensystemen beweisfest nachzuvollziehen. Vereinzelt wurden beispielsweise in Restaurants nur Zwischenrechnungen erstellt, die sich im Nachgang wieder ausbuchen ließen. Mitunter wurden in einigen Geschäften gar keine Erlöse erfasst und somit im Ergebnis nicht aufgezeichnet. Laut Schätzungen sollen dem Staat in der Vergangenheit durch solche Betrugsfälle rund 10 Milliarden Euro Steuereinnahmen entgangen sein. So liest sich der Beleg über 80 Cent für ein Brötchen oder andere Realgüter und Dienstleistungen schon nicht mehr wie eine Bagatelle.
Grundsätzlich gilt auch hier: Für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Büchern gemäß GoBD ist eine Verfahrensdokumentation unerlässlich. Das trifft natürlich auch auf die Kassenführung zu! Geschäftsvorfälle müssen bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems zur Gänze in einem unmittelbaren zeitlichen Bezug und geordnet aufgezeichnet werden.
Was macht eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Alle Geschäftsvorfälle (dazu gehören auch Belegabbrüche und Stornierungen) werden mittels zertifizierter TSE numerisch erfasst, mit einer Zeitinformation versehen und erhalten eine elektronische Signatur. Der komplette Datensatz wird elektronisch archiviert und kann somit jederzeit lückenlos an die Finanzbehörden über eine digitale Schnittstelle (zTSE) übermittelt werden. In diesem Sinne wird mit dem Datenexport die gesetzliche Verpflichtung zur lückenlosen Darlegung aller Aufzeichnungen aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfüllt – und eine Außenprüfung oder Kassenschau gewährleistet. Davon betroffen sind etwa jene Systeme mit Kassenmodul bzw. Kassenfunktion wie Warenwirtschaftssysteme (Autohäuser, Apotheken etc.), Hotelsoftware, Abrechnungssysteme oder PC-Kassen.
Wer sich nicht an die Ausgabepflicht für Bons hält, dem drohen mitunter empfindliche Konsequenzen. Das Finanzamt nimmt dies mitunter zum Anlass genauer hinzusehen und eingereichte Unterlagen unter Vorbehalt zu prüfen. Deutliche Strafen erwartet Unternehmen, die Ihrer Pflicht zur Datenspeicherung nicht nachkommen. Betrugsfälle werden mit bis zu 50.000 Euro geahndet.
Grundsätzlich gilt:
· Eine Bonpflicht besteht für elektronische Aufzeichnungssysteme.
· Für offene Ladenkassen besteht keine Belegausgabepflicht.
· Es besteht keine Verpflichtung für ein bestimmtes Kassensystem.
Kassennachschau durch die Finanzbehörden
Es ist davon auszugehen, dass die Finanzbehörden eine vermehrte Durchführung von Kassennachschauen durchführen, um den Einsatz gesetzeskonformer elektronischer Kassensystem zu kontrollieren. Eine solche Kassenschau wird grundsätzlich ohne Anlass oder Ankündigung durchgeführt.
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