Sehen Sie einer Betriebsprüfung gelassen entgegen – unsere Experten sind an Ihrer Seite!

23.09.2021 | Autor: Dr. Frank Oberbrinkmann | Lesezeit: 4min

Viele Unternehmer zeigen Nerven, wenn das Finanzamt vor der Tür steht: Das muss nicht sein! Selbständige, Freiberufler und Unternehmen sollten bei einer solchen Außenprüfung durch das Finanzamt gut vorbereitet sein. Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten sollten und wie sich eine Betriebsprüfung vermeiden lässt.

Eine Betriebsprüfung ist für jeden Unternehmer unangenehm, zumal der Anlass in jeder Hinsicht unerwünscht ist. Eine solche Außenkontrolle (gemäß §§ 85, 199 Abs. 1 der Abgabenordnung) durch das Finanzamt wird in der Regel dann durchgeführt, wenn Verdachtsmomente einer unlauteren Steuerpraxis vorliegen. Dies erfordert eine Offenlegung sämtlicher Unterlagen der betriebsinternen Buchhaltung zur Prüfung. Eine steuerliche Betriebsprüfung ist indessen nur dann begründet, wenn gehäuft Auffälligkeiten vorliegen: Unstimmigkeiten beim Umsatz, Gewinn oder den Kosten, auch deutliche Abweichungen zu den Werten aus dem Vorjahr bzw. zu vergleichbaren Richtwerten von Betrieben der gleichen Größe innerhalb einer Branche, ein unwahrscheinlicher Vermögenszuwachs oder starke Schwankungen der Umsätze. 

Wer ist betroffen und was wird bei einer Außenkontrolle des Finanzamtes geprüft? 

Mit einer Außenprüfung durch die Finanzbehörden bei Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen, in seltenen Fällen auch bei Privatpersonen ist immer zu rechnen. Die Ankündigung erfolgt je nach Größenklasse des Betriebes mit einem Vorlauf von 2 bis 4 Wochen (bei Großbetrieben). Hier stehen vor allem bei kleineren Unternehmen meist alle unternehmensrelevanten Steuerarten auf dem Prüfstand: Umsatz- und Vorsteuer, Bauabzugssteuer, Lohnsteuer. Rückwirkend können Steueransprüche bis zu vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres nachverfolgt werden. Der Verwaltungsakt muss schriftlich angekündigt werden und enthält unter anderem Informationen zu den Rechtsgrundlagen, den zu prüfenden Steuerarten bzw. Besteuerungszeiträumen.   

Betriebsprüfungen können (gemäß § 28 p SGB IV) außerdem von der Deutschen Rentenversicherung – auch nach einer Geschäftsaufgabe – veranlasst werden. Hier geraten unter anderem Sozialabgaben, Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung etc. in den Fokus der Behörden. Unternehmen, die wirtschaftlich am Außenhandel teilnehmen, werden zudem von Zollbehörden regelmäßig überprüft (Zölle, Verbrauchssteuern, gesetzliche Bestimmungen des Außenhandels).  

Hinzu treten weitere Betriebsprüfungen des Finanzamtes, die unangekündigt erfolgen: Kassen-Nachschau, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau werden weder schriftlich noch telefonisch angekündigt. In diesen Fällen gibt es demnach keine Möglichkeit, steuerlich relevante Unterlagen vorzubereiten. Lassen Sie sich von unseren Steuerexperten dazu beraten.

Was Sie bei einer Betriebsprüfung beachten sollten

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss nicht in jedem Fall juristische oder steuerrechtliche Folgen haben, wenn Unternehmer entsprechend vorbereitet sind. Eine solche Außenprüfung muss in jedem Fall gut begründet sein, zumal sie einen erheblichen Eingriff in datenschutzrechtlich geschützte Unterlagen darstellt. Einsicht in private Unterlagen dürfen mit nur wenigen Ausnahmen nicht durch das Finanzamt eingesehen werden.

Insofern gibt es durchaus die Möglichkeit, gegen bestimmte Aspekte der schriftlich eingegangenen Anordnung zur Prüfung Einspruch zu erheben. Unter anderem auch dann, wenn die Person des Betriebsprüfers befangen sein sollte.

·         Als Steuerexperten empfehlen wir Ihnen bei MT Mittelstandstreuhand in jedem Fall eine gute Vorbereitung, unabhängig davon, ob Sie grundsätzlich eine sachgemäße Buchführung vorweisen können. Das erweist sich insbesondere für Unternehmen, die noch mit analogen Unterlagen arbeiten, dringend geboten.

·         Sollten Sie als Geschäftsführer dem Prüfer des Finanzamtes nicht persönlich Auskunft erteilen wollen, haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Auskunftspersonen in Ihrem Unternehmen zu benennen.

·         Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, um sich über dessen Rolle bei einer Betriebsprüfung abzustimmen. Bei MT Mittelstandstreuhand sind wir schon im Vorfeld an Ihrer Seite, um Fehler oder Unstimmigkeiten in der Buchführung zu identifizieren und einen langwierigen und mitunter kostenaufwendigen Prüfungsverlauf auszuschließen.

Eine digitale, beleglose Buchhaltung bietet erhebliche Vorteile!

Grundsätzlich empfehlen wir Unternehmen zeitgemäße Lösungen einer digitalen Buchhaltung, mit denen sich komplexe steuerrelevante Vorgänge oder das Controlling auf ein ganz neues Niveau heben lassen – auch im Hinblick auf unerwünschte Steuerschätzungen oder um Überraschungen bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zu vermeiden.

Eine Digitalisierung der Lohnbuchhaltung und Finanzbuchführung sowie des internen und externen Rechnungswesens via DATEV Unternehmen online bietet bei der lückenlosen Dokumentation alle Geschäftsvorteile erhebliche Vorteile: Schnelle Verfügbarkeit aller relevanten Daten und die digitale Vernetzung mit den Steuerberatern Ihres Vertrauens schafft Transparenz und Sicherheit für Ihre betriebsinternen Vorgänge.

Nehmen Sie hier mit uns Kontakt auf und lassen Sie sich dazu beraten. Gern helfen Ihnen die Experten der MT Mittelstandstreuhand bei der Implementierung einer beleglosen digitalen Buchhaltung in Ihrem Unternehmen in den Bereichen Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Steuererklärung.

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