Welche Reisekosten sind eigentlich abzugsfähig?
13.12.2021 | Autor: Dr. Frank Oberbrinkmann | Lesezeit: 4min
Die steuerlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen im Zusammenhang „beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten“ sind klar abgesteckt. Hier gilt es für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten einiges zu beachten und Nachweispflichten einzuhalten. Das verlangt von Unternehmen und ihren Mitarbeitern Sensibilität mit Blick auf die besonderen Bestimmungen, um keine Nachforderungen der Finanzbehörden zu provozieren.
Für die in jüngster Vergangenheit neu eingeführten Bestimmungen zur steuerlichen Anerkennung von Reisekosten sind einige Unternehmen und deren Mitarbeiter immer noch nicht ausreichend sensibilisiert. Dies führte in vielen Fällen zu Nachforderungen der Finanzbehörden in beachtlichem Umfang. Welche Reisekosten sind tatsächlich abzugsfähig und worauf ist zu achten?
Nachzulesen ist dies in der entsprechenden Lohnsteuerrichtlinie (LStR). Im Zentrum steht hier der neu eingeführte Begriff der „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“:
„Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.“
Die Auslegung der Definition ist für den Laien mitunter missverständlich. Die Steuerbehörden gehen von einer „regelmäßigen Arbeitsstätte“ bereits dann aus, wenn sie von einem Arbeitnehmer durchschnittlich einmal pro Woche aufgesucht wird, unabhängig vom Charakter und der Dauer der Tätigkeit. Damit zusammenhängende Reisekosten können in diesen Fällen nicht steuerlich geltend gemacht werden.
Hingegen gelten auch für eindeutig gegebene Auswärtstätigkeiten besonders strenge Nachweispflichten und müssen per Beleg eindeutig dokumentiert werden. Hier sollten Unternehmen über entsprechende Richtlinien bei den Reisekosten verfügen, die verbindlich sind und den gegebenen Bestimmungen entsprechen. Vor allem sollte daraus hervorgehen, welche Kosten vom Arbeitnehmer getragen werden und welche Aufwendungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst steuerlich geltend machen müssen.
Reisekosten, die tatsächlich abzugsfähig sind!
Reisekosten sind dann abzugsfähig, wenn Sie ausschließlich durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. In der Regel zählen dazu Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen, Kosten für Übernachtungen und Reisenebenkosten. Diese Aufwendungen können als Werbungskosten (Einnahmen aus nicht selbstständiger Arbeit) oder als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch das Dienst- oder Arbeitsverhältnis bedingt sind.
· Fahrtkosten (alle Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen!): Solche Auswärtstätigkeiten werden mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer steuerfrei erstattet. Das gilt auch für wechselnde Tätigkeitsstätten sowie Fahrten (bzw. Heimfahrten) von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte zu der auswärtigen Tätigkeitsstätte. Abzugsfähig sind alle tatsächlich durch Beleg nachgewiesenen Aufwendungen: Kosten für Bahn, Bus, Taxi einen Leihwagen oder Reisen mit dem Flugzeug.
· Verpflegungskosten/Verpflegungsmehraufwand: Auswärtstätigkeiten ab acht Stunden sind nach wie vor abzugsfähig. Hier gelten weiterhin die gesetzlich vorgegebenen Pauschbeträge für 24 Stunden 24,- Euro, für mehr als 8 Stunden 12,- Euro.
· Übernachtungskosten: Entgegen der bislang geltenden Regelung sieht das Reisekostenrecht hier keine Pauschalbeträge für Übernachtungen mehr vor. Alle Aufwendungen müssen per Beleg dokumentiert werden und werden nun in der tatsächlichen Höhe erstattet, unabhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit.
· Reisenebenkosten: Alle zusätzlich anfallenden Reisekosten müssen mit Quittungen belegt werden wie etwa Parkgebühren, Mautgebühren, Fährkosten, Gepäckaufbewahrung, Reiseversicherung etc. Auch hier werden die Kosten in der tatsächlichen Höhe vom Fiskus anerkannt. Ausgenommen sind zum Beispiel Aufwendungen für Bußgelder/Verwarnungen, die bei einer Dienstreise entstehen.
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